Eigentlich das nebensächlichste Bürothema von allen, bis es einen einholt und man nicht mehr weiß, wohin mit den Leitz-Ordnern. Spätestens beim ersten Umzug von einem Büro ins nächste merkt man, daß es so nicht weitergehen kann, tonnenweise Papier zu schleppen.
Jeder spricht vom papierlosen Büro, doch erreichen uns in Zeiten von elektronischer Rechnungslegung inzwischen fast nur noch zwei Kategorien an Papierdokumenten unseren Schreibtisch: Die völlig wertlosen, die nach einmal anschauen im Altpapier landen, und die mit Urkundencharakter und Aufbewahrungspflicht. Der graue Bereich dazwischen bereitet uns gelegentlich Kopfzerbrechen, was eventuell mal wichtig werden könnte. Also sicherheitshalber erstmal aufbewahren? Warum nicht gleich elektronisch erfassen?
Jedes mittlere oder größere Büro hat inzwischen ein Multifunktionsgerät, welches auch Dokumente erfassen kann. Sogar recht zügig, und manchmal auch doppelseitig. Warum also nicht dieses Gerät nutzen?
1. Gefahr des Doppeleinzuges. Die allermeisten Geräte der Klasse unter 5000 Euro erkennen den Doppeleinzug nicht sicher, das heißt, mehr als ein Blatt wird irrtümlich und unerkannt gleichzeitig vom Stapel gezogen und nur das oberste gescannt, mit dem Ergebnis, daß Blätter, die darunter "kleben", gar nicht gescannt wurden. Dies bleibt bis zum Ende des Scanjobs unerkannt, bis es zu spät ist und die Originale längst im Shredder und Papiercontainer gelandet sind.
2. Nur einseitige Erfassung. Viele Dokumente, besonders von Behörden, sind inzwischen doppelseitig gedruckt, um Kosten zu sparen. Eine manuelle doppelseitige Erfassung durch Neueinlegen in den Scannerschacht ist zeitraubend und führt zu menschlichen Fehlern, wenn die richtige Anschlußseite verwechselt wurde.
3. Kein Fortsetzen des Scanjobs nach Fehlern. Häufigste Fehler sind Knicke und Eselsohren in älteren Vorlagen oder vergessene Büro- oder Tackerklammern. Der Scanauftrag wird dann meist mit einem Papierstau beendet und kann nicht fortgesetzt werden. Hier gilt erneut: Zeitverlust und menschlicher Fehler durch falsches Nachlegen der Vorlagen.
4. Stumpfes Erfassen der Vorlage als Bild, eingebettet in ein .pdf. Auch wenn der Multifunktionsdrucker ein .pdf erzeugt, ist es in Wirklichkeit nur ein Foto der Vorlage. Der Textcharakter und sein Inhalt sind für die maschinelle Weiterverarbeitung verloren.
Was bietet Computer Aust nun als Lösung?
1. Wir haben für unter 1000 EUR (brutto) Investkosten eine Lösung aus Hard- und Software, die alle Punkte oben adressiert und behebt:
-Sie erhalten vom Dokumentenscanner einen 100% zuverlässigen,
doppelseitigen Scan mit Fehleinzugerkennung
-der Scanjob ist ist im Falle einer beschädigten, doppelt
eingezogenen oder gehefteten Vorlage nahtlos fortsetzbar
-die Dateien sind OCR-bearbeit, enthalten also
durchsuchbaren Text. Ein Training der OCR-Software auf den
verwendeten Schrifttyp ist nicht mehr notwendig. Die Resultate
aus der Schachtel sind nahezu perfekt.
2. Rasante Geschwindigkeit auf einem viertelquadratmeter Fläche. Unsere Hardware bewältigt pro Person und 8-Stunden-Tag mehr als einen Meter Elba-, Leitz-, Soennecken-Ordner in DIN-A4 doppelseitig. Die Hardware könnte mehr, aber der Mensch und seine Fähigkeit, Heft- und Tackerklammern zu entfernen, begrenzen die Geschwindigkeit der Archivierung.
3. Weiterhin beraten wir Sie gerne, wie Sie die gewonnen Dokumente auditfest für Jahrzehnte sicher ablegen können, auf mitwachsenden, zeitgerechten und vor allem redundanten Speichern, die selbst höchsten Ansprüchen genügen.
Wohin also mit dem Papier? Einscannen, shreddern und entsorgen. Wir beraten Sie gerne!